Comment faire un emailing

Avec mailkin vous allez pouvoir créer et envoyer un emailing en quelques minutes. Création graphique, gestion des destinataires, programmation de l’envoi … Grâce à notre éditeur intuitif, vous pouvez paramétrer facilement tous les éléments de votre campagne d’emailing. La documentation ci-dessous vous aidera à mieux comprendre les différentes étapes et possibilités offertes par notre logiciel emailing.

Envoi

Planifier ses envois
Gérer les doublons
Utiliser une liste repoussoir
Envoyer un BAT
Gérer les NPAI
Analyser votre mail avec l’Emailing Analyser

Suivi et analyse

Le suivi et l’analyse des résultats
Qu’est-ce qu’un « ouvreur » ?
Qu’est-ce qu’un « cliqueur » ?
Comment sont comptabilisés les taux d’ouverture ?

Comment faire ma première campagne emailing ou ma newsletter ?

Première étape avant l’envoi de votre campagne emailing, sa création. Pour ce faire, dans votre tableau de bord, cliquez sur le bouton « nouvelle campagne », donnez lui un nom et choisissez campagne email.

Maintenant que votre emailing est prêt, vous avez le choix entre importer des contacts (cf gestion de mes contacts ) ou commencer la composition de votre message. Ces étapes étant indépendantes, vous pouvez les réaliser dans l’ordre que vous voulez.

En sélectionnant l’étape composition, 2 options s’offrent à vous :

1. Création assistée : ce mode vous permet de créer un emailing personnalisé en quelques clics grâce à l’utilisation de blocs prêts à l’emploi.
2. Mode expert : ce mode vous permet de copier coller un code Html ou d’importer directement une création existante.

Le mode création assistée permet de réaliser des emailing et newsletter en quelques clics grâce à de simples glissés-déposés. Pour construire votre message, sélectionnez des blocs prêt à l’emploi (blocs de contenu), faites-les glisser dans la fenêtre de droite et personnalisez-les.

Vous pouvez réorganiser tous les blocs (les déplacer, les supprimer) très facilement grâce à ce menu :

Les blocs de contenu permettent d’intégrer dans votre création des images, du texte ou des blocs texte + image. Pour personnaliser un bloc, il suffit de le survoler pour voir apparaître un menu de personnalisation.

Découvrons à présent la façon de modifier chaque bloc ainsi que les différentes fonctionnalités de notre logiciel emailing :

Les blocs de contenus :

Bloc image :

Lorsque vous intégrez un bloc image dans votre mail ce dernier est vide. Cliquez sur le bouton « charger une image » et suivez les instructions pour intégrer un visuel. Votre image sera automatiquement mise au bon format par Mailkin.

Une fois votre image intégrée dans votre mail vous pouvez la personnaliser en y ajoutant un lien cliquable et un texte alternatif via le bouton « option ». Afin d’améliorer la délivrabilité de vos emailing, nous vous conseillons vivement de remplir le texte alternatif pour chacune de vos images. En effet, de plus en plus de clients de messagerie bloquent les images par défaut. Prévoir un texte alternatif augmente la lisibilité de votre mail, même dans sa version la plus épurée.

Bloc texte :

L’éditeur permet de mettre en forme le texte sélectionné en 1 clic ! :

Mettre en gras
Mettre en italique
Souligner
Définir la couleur
Surligner
Choisir la police
Choisir la taille du texte
Aligner à gauche
Center
Aligner à droite
Justifier
Définir une liste à puces
Définir une liste numérotée
Retirer une tabulation
Ajouter une tabulation
Insérer des caractères spéciaux
Insérer un champ personnalisé à partir de votre fichier contact
Insérer un tableau : une fenêtre de paramétrage permet de définir le nombre de cellules, la taille, l’alignement, la bordure…

Thèmes :

Afin de faciliter la création d’emails, nous mettons à votre disposition des modèles que vous pouvez utiliser comme base de départ. Vous avez aussi la possibilité de composer vos propres thèmes et les réutiliser en tant que modèle pour vos prochaines campagnes.

Personnalisation :

Pour les plus pressés, le menu de personnalisation permet en quelques clics d’appliquer la même mise en forme à un groupe d’éléments. Par exemple utiliser la même taille de police pour tous les titres 1, appliquer la même couleur sur tous les liens… Cette fonctionnalité vous évite ainsi de modifier chaque bloc un à un. Une fois votre structure de mail terminée vous pouvez même l’enregistrer en tant que modèle pour un prochain envoi !

Version texte :

Notre logiciel emailing a été conçu pour que vous puissiez seconder vos emails en html par une version texte. De cette façon, les messageries et webmails qui ne supportent pas le format Html afficheront votre mail au format texte.

Pour faciliter l’adaptation de votre message HTML au format texte, Mailkin génère automatiquement une version en texte simple de votre mail. Cette version est disponible et modifiable selon vos souhaits à partir du menu « version texte ».

Comment redimensionner une image ?

Vous avez la possibilité de redimensionner une image via le mode expert. Si vous êtes déjà dans ce mode, il vous suffit soit de cliquer sur l’image et d’utiliser l’outil de dimensionnement pour mettre l’image à la taille souhaitée, soit de cliquer sur le bouton « Insérer / éditer l’image » et de modifier les paramètres dimensions de l’image.

Si vous êtes dans le mode « création assistée », les images importées prennent automatiquement le format du bloc choisi et vous ne pouvez pas modifier la taille de l’image.

Comment ajouter un lien de désabonnement à un emailing ?

Avant toute chose, nous vous rappelons que le cadre juridique impose de donner une possibilité de désabonnement aux destinataires de vos emailing via un lien intégré dans le corps de votre email.

Dès lors, comment faire pour ajouter ce lien ? Et bien c’est très simple, Mailkin le fait pour vous !

Pour chaque emailing créé, il ajoute automatiquement le lien de désinscription en fin de mail sans que vous ayez besoin d’intervenir. Ainsi les destinataires qui ne désirent plus recevoir de mail de votre part pourront se désinscrire via notre formulaire.

Les adresses des destinataires cliquant sur ce lien ainsi que les statistiques concernant les désabonnés sont ensuite accessible dans votre rapport de campagne.

Notez que vous pouvez modifier le texte de votre lien de désabonnement depuis le menu en-tête.

Comment ajouter une page miroir (« cliquez ici si le message n’apparait pas correctement ») pour mon emailing ?

C’est très simple, Mailkin le gère pour vous. Pour chaque emailing créé, notre outil ajoute automatiquement le lien vers la page miroir en début de mail sans que vous ayez besoin d’intervenir.

Comme pour le lien de désabonnement, notez que vous pouvez modifier le texte du lien vers la page miroir depuis le menu en-tête.

Peut-on ajouter des pièces jointes à un emailing ?

Dans la version actuelle, il n’est pas possible d’ajouter une pièce jointe à votre emailing. Toutefois, vous avez la possibilité d’héberger votre document sur un serveur et d’ajouter un lien vers ce document dans votre mail afin que vos destinataires puissent le voir et/ou le télécharger.

Attention, l’ajout d’un fichier en pièce jointe a pour inconvénient d’alourdir l’email et augmente sensiblement le risque de classement de votre mail en spam.

Comment créer un emailing personnalisé?

Avec mailikin, vous avez la possibilité d’adapter le contenu de votre emailing selon les destinataires.

Pour ce faire, notre éditeur dispose d’une astucieuse fonction de publipostage qui vous permet de personnaliser le corps de votre email avec les informations présentes dans votre fichier de contact (nom, prénom, adresse, e-mail…)

Il suffit de cliquer sur le bouton pour choisir et insérer un champ de personnalisation à l’endroit souhaité et celui-ci sera automatiquement remplacé par la donnée correspondant à chaque destinataire lors de l’envoi de votre campagne emailing.

Peut-on planifier ses envois d’emailing ?

Oui, vous avez la possibilité de planifier vos campagnes emailing à l’aide de l’option « envoi différé » dans le menu « Recapitulatif / Envoi » Il vous sera alors possible de régler la date et l’heure d’envoi de votre campagne emailing.

A noter, si le champ envoi n’est pas modifié, il reste sur sa valeur par défaut qui est « envoi immédiat ». Dans ce cas, l’envoi s’effectue dans les minutes qui suivent.

Si mes listes contiennent des doublons, les destinataires recevront-ils plusieurs fois le même mail ?

Non, avec notre logiciel emailing, que vous utilisiez une ou plusieurs sources de contacts pour votre emailing, votre liste de destinataires est automatiquement nettoyée de tous ses doublons avant l’envoi.

Qu’est-ce qu’une « liste repoussoir », et comment ça marche ?

Les listes repoussoir permettent de spécifier au système de ne pas prendre en compte les contacts que l’on ne souhaite pas toucher lors d’une campagne emailing. Le fichier repoussoir peut être un fichier interne à l’entreprise ou un fichier externe regroupant les contacts ne souhaitant pas être l’objet de prospections commerciales (liste orange, liste safran, etc..).

Si j’utilise Mailkin pour piloter mes campagnes, qui m’enverra un BAT ?

Vous pourrez vous-même vous envoyer un BAT d’un simple clic lors du paramétrage de votre campagne emailing. Si celui-ci vous convient, il vous suffit ensuite de cliquer sur « valider la campagne» pour envoyer votre campagne.

Qu’est-ce qu’un NPAI ?

NPAI est un sigle qui signifie « N’habite Pas à l’Adresse Indiquée ». Cela repose sur le même principe que pour un courrier postal qui n’a pu être distribué en raison d’une erreur portant sur l’adresse.

La gestion des NPAI est très importante pour la délivrabilité de votre campagne emailing car plus le taux de NPAI est élevé dans une liste de contacts, plus le risque de blacklistage augmente. Il faut savoir que lorsqu’un expéditeur envoie des emails, il génère des erreurs pour chaque mail non remis, appelées Bounces. Ces erreurs sont traitées par les messageries qui peuvent alors bloquer vos envois si vous encombrez trop les serveurs avec un taux élevé de Bounces.

Ainsi, lors de l’envoi d’une campagne vous pouvez être confrontés à deux types d’erreurs principales :

Le NPAI définitif dit « Hard bounce » : c’est un message d’erreur qui signale une impossibilité définitive de délivrer le mail, soit parce que le serveur de messagerie spécifié dans l’adresse (domaine) n’existe pas, soit parce que le serveur de messagerie destinataire ne connaît pas ou plus l’utilisateur correspondant (partie gauche de l’adresse)

Le NPAI temporaire dit Soft Bounce : ce type de NPAI signale des erreurs ou problèmes techniques d’acheminement qui sont théoriquement provisoires. L’essentiel des soft-bounces se matérialise par 2 causes, le serveur SMTP est provisoirement indisponible ou la boîte du destinataire est pleine.

Il est important de préciser qu’une livraison du mail dans le dossier “spam” n’est pas considérée comme un Bounce. Par ailleurs, Il est très rare de ne pas générer de Bounces lors de l’envoi d’emailing.

Pour minimiser les erreurs, il est important de mettre à jour et nettoyer sa base de contacts régulièrement. Vous pouvez par exemple tenter de corriger les adresses email erronées qui comportent des fautes de frappe. Pensez notamment à vérifier la présence du @ et du .fr ou .com dans l’adresse email, corrigez les noms de domaine connus (hotmal.fr devient hotmail.fr etc.).

Comment Mailkin™ gère t’il les NPAI ?

Mailkin gère automatiquement les NPAI. Dès réception, ils sont analysés et traités en fonction de leur type (Hard ou Soft)

•Pour les NPAI Hard, l’adresse du destinataire est automatiquement ajoutée à votre liste NPAI. Il est inutile de retenter d’envoyer un emailing sur cette adresse car cette dernière est inexistante ou inconnue, votre mail ne pourra donc jamais parvenir à destination. La solution la plus simple est donc de supprimer cette adresse de vos contacts car elle devient inutile.

•NPAI temporaire (« Soft Bounce ») : ce type de NPAI est reçu lorsque la le serveur SMTP est provisoirement indisponible ou la boîte du destinataire est pleine. L’adresse générant un soft-bounce est marquée comme ayant généré un NPAI temporaire mais elle n’est pas ajoutée directement à votre liste des NPAI. Dans un premier temps, elle fait l’objet de 3 tentatives d’envois sur une durée de 2 heures. Si l’erreur se reproduit et que nous continuons à recevoir des NPAI temporaires pour l’adresse en question, elle sera automatiquement transférée dans votre liste NPAI.

Est-ce que je paie les emails qui arrivent en hard bounce ?

Oui, au premier envoi d’email. Ces contacts sont ensuite blacklistés et transférés automatiquement dans votre liste NPAI de façon à ce qu’ils ne soit plus possible de les contacter.

Qu’est-ce que la délivrabilité ?

La délivrabilité correspond à la capacité d’acheminer un email dans la boite de réception de vos destinataires (plutôt que dans la boîte de courrier indésirable/spam). Le durcissement des règles d’acceptation de mail par les F.A.I implique une structure maîtrisée des solutions de routage, et un suivi des adresses IPs de plus en plus précis. Mailkin adapte régulièrement son infrastructure technique afin de répondre aux exigences de ces F.A.I, toujours dans le but d’optimiser la délivrabilité de vos campagnes emailing.

Qu’est-ce que l’emailing Analyser ?

L’emailing Analyser est un outil 2 en 1 qui permet de détecter si votre mail comporte des éléments susceptibles de provoquer son classement en spam. Cet outil embarque également un module « email rendering » qui permet de valider que l’affichage de votre mail se fait correctement sur les principaux logiciels de messageries.

Comment ça marche ?

Dès que votre composition est terminée, vous avez la possibilité de demander une analyse dans votre récapitulatif de campagne. Après la prise en compte de votre demande, notre outil procède à une analyse complète du contenu de votre emailing afin de détecter les éléments susceptibles de provoquer son classement en spam. En fonction du résultat de cette analyse, il attribue une note sur 10 au mail. Le rapport détaillé est disponible sous un délai de 15 minutes.

Plus votre score est proche de 0, plus votre mail risque d’être classé en spam.

Plus votre score est proche de 10, plus votre emailing a des chances d’être délivré correctement.

Si vous souhaitez vérifier que votre emailing s’affiche correctement dans la messagerie de votre destinataire, il suffit de cliquer sur le logiciel ou le webmail concerné dans la barre d’outil « Message Analyser ».

La barre d’outil Message Analyser

Le suivi et l’analyse des résultats

Une meilleure connaissance de ces fonctionnalités vous permettra :

– de mieux évaluer la performances de vos campagnes emailing

– de concentrer vos efforts sur les destinataires les plus réactifs

– d’optimiser l’efficacité de vos mail en testant différents objets, liens, images…

– de gérer de façon automatique les désabonnements

Vous trouverez ci-dessous un descriptif détaillé des différentes statistiques disponibles dans le module d’analyse de votre campagne emailing :

Qu’est-ce qu’un « ouvreur » ?

C’est une personne qui a ouvert au moins une fois votre mail.

Qu’est-ce qu’un « cliqueur » ?

C’est une personne qui a cliqué au moins une fois sur un des liens de votre mail.

Comment sont comptabilisés les taux d’ouverture?

Il faut savoir que l’ouverture d’un mail est comptabilisée à partir du moment où l’affichage du mail dans la boîte destinataire sollicite les serveurs Mailkin. Pour ce faire, Mailkin ajoute un tag invisible ( assimilé à une image) au bas de votre mail juste avant l’envoi. C’est le téléchargement de ce tag qui va déclencher la comptabilisation d’une ouverture.

Avec certains webmails, les images sont téléchargées automatiquement, dès lors que l’on consulte un email, entraînant une comptabilisation naturelle de l’ouverture.

Mais pour des raisons de sécurité, certains outils de messageries (tel Microsoft Outlook) et Webmail (Hotmail, Yahoo…) sont configurés par défaut pour empêcher le téléchargement automatique des images et il faut une intervention de l’utilisateur pour que ce téléchargement ait lieu (clique droit et « afficher les images ») Sur ces messageries, si l’image n’est pas affichée, la détection de l’ouverture n’est pas possible.

C’est la raison pour laquelle, il arrive parfois que le taux d’ouverture restitué au niveau du rapport de campagne peut être sous-évalué par rapport à la réalité : les destinataires reçoivent votre emailing sans images, et cliquent sur les liens sans télécharger l’intégralité du message.

En conclusion, si vous envoyez un mail sans image ou si vous n’insérez que des images locales (présentes sur votre PC, qui sont donc « embarquées » dans l’email), le destinataire qui lit ses emails avec Outlook n’a alors aucune raison de solliciter le serveur Mailkin, puisque votre emailing est déjà parfaitement lisible en l’état, son clic est enregistré, mais pas son ouverture.

Pourquoi il y a une différence entre le nombre de destinataires de ma liste et le nombre de messages envoyés ?

Avant d’envoyer votre campagne emailing, notre outil analyse le contenu de votre liste et exclu de l’envoi final tous les destinataires déjà identifiés comme NPAI Hard par nos services. De cette façon, vous êtes certain de contacter exclusivement des contacts qualifiés et n’utilisez pas de crédits inutilement